Wat is een plan, welke soorten zijn en waarvoor zijn ze?

In de dagelijkse woordenschat staat de zin "Alles verloopt volgens plan." Het betekent dat alles gebeurt zoals bedoeld, zonder de minste verrassing of verrassing. Maar waarom is dit zo belangrijk? Waarom heb je een plan van aanpak nodig? Wat is het? Is het mogelijk om de doelstellingen te bereiken zonder een vooraf bepaalde volgorde van actie? Is een plan alleen nodig voor werkopdrachten of is het onvervangbaar in het leven? Hoe leer je om je tijd te plannen? Is het moeilijk om te doen? Zijn er effectieve technologieën? We plannen de komende tien minuten om kennis te maken met dit probleem.

Wat is een plan?

Een plan is een doelbewuste actie die nodig is om de gestelde doelen binnen de tijdslimiet te bereiken. Samengevat bestaat de voorbereiding van het plan uit de volgende componenten:

Doelen stellen - doelen stellen;
Ontwerp - een actieprogramma;
Variantontwerp - een keuze uit verschillende ideeën;
Deadline - deadlines;
Definitie van middelen - wat is nodig, waar te krijgen;
Bepaling van uitvoerders - wie zal de taak uitvoeren;
Fixatie van resultaten - het maken van een model, plan of project.

Een bedrijf wil bijvoorbeeld een nieuwe productlijn op de markt brengen. Formuleer om te beginnen het doel en de doelstellingen. Maak schetsen van een voorbeeldig actieprogramma en definieer strategie en tactieken. Stel vervolgens de deadlines in voor de opdracht, alle alinea's. Vervolgens zoeken ze naar de benodigde bronnen, hun bronnen en bepalen ze ook de verantwoordelijkheidsgebieden van individuele artiesten. Ten slotte nemen ze gedachten op een fysiek medium (papier of digitaal document) op en beginnen ze te implementeren. Dit schema is vereenvoudigd, omdat er verschillende soorten planning zijn. De implementatie ervan impliceert de vervulling van bepaalde speciale vereisten.

Welke soorten voorbereiding op het plan zijn er?

De typologie van de planning is uitgebreid, met verschillende reikwijdte, timing, objecten, inhoud, diepte, betrokkenheid, orde, boekhouding, gebieden, coördinatie van planningsbeslissingen. In feite is alles vrij eenvoudig en logisch. Dus plannen zijn:

Per scope:

Algemeen - houd rekening met alle details van de taak;
Gedeeltelijk - beschrijf specifieke elementen.

In termen van implementatie:

Lange termijn - impliceer een ontwikkelingsstrategie voor een periode van meer dan 5 jaar.
Middellange termijn - span een periode van een jaar tot vijf jaar;
Op korte termijn - los huidige problemen op (tot 1 jaar).

Door objecten:

Plan doelen - doelen stellen;
Plan van fondsen - de definitie van budget en uitrusting;
Uitvoerend plan - de benoeming van verantwoordelijk;
Programmaplan - Ontwikkeling van geschikte programma's;
Actieplan - inzicht krijgen in de benodigde inspanning.

Volgens de inhoud:

Tactisch plan - de voorwaarden om de doelen te bereiken;
Strategisch plan - de hoofdrichting van het werk;
Operationeel kalenderplan - specificatie en vaststelling van deadlines;
Businessplan - verantwoording van alle indicatoren die een rol spelen bij het bereiken van het doel.

Afhankelijk van de diepte:

Geaggregeerd - houd rekening met de algemene parameters;
Gedetailleerd - bereken alle mogelijke details.

Door verplichting:

Verplicht (richtlijn) - strikt voorgeschreven;
Optioneel (indicatief) - eerder aanbevelingswaardig.

Afhankelijk van de volgorde van uitvoering:

Besteld - vereiste sequentiële uitvoering;
Buitengewoon - verschijnen waar nodig;
Glijden - suggereer de mogelijkheid van verlenging.

Door boekhoudgegevens:

Moeilijke plannen - verplichte naleving van alle voorschriften;
Flexibele plannen - het vermogen om van een bepaalde cursus af te wijken;
Strak flexibele plannen - de combinatie van flexibele en rigide plannen.

Op aanvraag:

Marketing - het definiëren van de wereldwijde strategie van het bedrijf;
Financieel - begrip van de economische component;
Productie - het leveren van materiaal en technische basis;
Onderzoek - de vorming van het basisconcept;
Individueel - het structureren van persoonlijke prestaties.

Door coördinatie in de tijd:

Gelijktijdige plannen - bestaan uit één enkele fase;
Opeenvolgende plannen - vinden plaats in het geval van een lang proces bestaande uit afzonderlijke fasen.

De genoemde soorten plannen zijn in de meeste gevallen universeel en kunnen zowel voor bedrijfsdoeleinden als voor het verbeteren van de persoonlijke effectiviteit van een persoon worden gebruikt. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een dagplan samen te stellen. Wat is het? Laten we verder praten.

Wat is het dagplan?

Het plan van de dag - een doordachte reeks acties voor de komende dag. Planningsexperts adviseren om het tweemaal te doen. De eerste keer - 's avonds en de tweede - in de ochtend, rekening houdend met mogelijke veranderingen.

Het is het beste om de fysiologische kenmerken van een persoon in gedachten te houden, om rekening te houden met dagelijkse bioritmen. Hersenactiviteit wordt bijvoorbeeld geactiveerd van ongeveer 10.00 tot 12.00 uur. Tijdens deze periode kunt u de belangrijkste taken plannen.

Verdere energie valt. Het moet tijdens de lunch worden aangevuld. Dan is het nodig om het lichaam te laten ontspannen, te rusten. Van ongeveer 14.00 tot 16.00 uur is er een heractivering van intellectuele en creatieve activiteit. Op dit moment is het aangewezen om vergaderingen te houden of te brainstormen.

Dichter bij 17.00 uur is er een piek in fysieke fitheid. Het is raadzaam om deze tijd te wijden aan sport- of buitenactiviteiten. Dan volgt het avondeten, ontspanning.

Inzicht in hun meest productieve tijdsintervallen, het is gemakkelijker om belangrijke taken voor deze tijd te schilderen om deze zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.

Planningsmethoden

Onder de verscheidenheid aan opties voor het opstellen van plannen, zijn er enkele van de meest effectieve, die vooral gepopulariseerd worden door voorstanders van timemanagement:

ABC-planning;
Eisenhower Matrix;
Gantt-diagram;
SMART-planning;
GTD-techniek.

Deze methoden kunnen afzonderlijk worden toegepast of met elkaar worden gecombineerd. Elk van hen is effectief in het oplossen van specifieke problemen, gericht op een specifiek aspect van planning. Bijvoorbeeld de keuze van prioriteiten, het stellen van doelen of het bestellen van zaken.

ABC-planning

Deze manier van opstellen van plannen is gedeeltelijk vergelijkbaar met de Pareto-regel, volgens welke 20% van de inspanningen 80% van het resultaat oplevert en omgekeerd. Als je leert om de meest productieve gebieden te identificeren, zullen ze het "leeuwendeel" van succes opleveren. De ABC-methode is dus gebaseerd op prioriteitstelling, op basis van hun belang:

A - de belangrijkste taken (in de regel zijn er niet meer dan 15%, maar ze geven ongeveer 65% van het resultaat);
B - zaken van gemiddeld belang (er zijn ongeveer 20%, en de efficiëntie van de uitvoering ervan is minder dan 20%);
C - geen belangrijke taken (zorg voor 15% succes bij 65% van de tijd).

Nadat hij zijn inspanningen heeft vastgesteld en geconcentreerd op het uitvoeren van taken uit categorie A, verbetert een persoon zijn persoonlijke of arbeidsefficiëntie aanzienlijk, omdat hij minder tijd aan nutteloos werk besteedt.

Eisenhower Matrix

Effectieve planning, gebaseerd op een keuze van prioriteiten, genoemd naar de Amerikaanse bevelhebber en president, Dwight David Eisenhower. Volgens deze methode moeten er plannen worden opgesteld op basis van het belang en de urgentie van de zaken. Grafisch ziet het eruit als een kwadrant verdeeld in vier delen:

Belangrijke, dringende taken - ontwikkelingssector;
Belangrijke, niet urgente taken - een vierkant van noodzakelijke zaken;
Geen belangrijke, dringende taken - zone "routine";
Geen belangrijke, geen dringende taken - tijdverlieszone.

De eerste twee punten vormen een zone van groei en succes. De derde en vierde zijn mensen naar de routine rijden. Daarom is het beter om ze te vermijden bij het plannen, het beheersen van het vermogen om dergelijke taken te delegeren.

Gantt-diagram

Een goede manier om te visualiseren wat er is gepland, is om een Gantt-diagram te maken. De essentie van de methode bestaat uit het construeren van rijstroken die individuele taken weergeven, gevolgd door hun plaatsing langs de tijdas. Het gebruik van kolomdiagrammen (histogrammen) voor de implementatie van hun plannen werd voorgesteld door een Amerikaanse ingenieur en een specialist in wetenschappelijk management - Henry Lawrence Gantt.

Deze methode werkt naast andere technologieën, zodat u alle stadia van de projectimplementatie visueel kunt controleren en de effectiviteit van de geleverde inspanningen kunt begrijpen.

SMART-planning

Het verwijst eerder naar het gebied van doelen stellen, maar zonder een goed geformuleerde doelstelling is een goed plan onmogelijk. Volgens deze technologie moeten alle doelen worden geanalyseerd aan de hand van de belangrijkste criteria:

Specifiek - concreetheid;
Meetbaar; meetbaar;
Haalbaar - bereikbaarheid;
Relevant - vergelijkbaarheid met andere taken;
Tijdgebonden - beperkt in tijd.

Als het doel aan deze vereisten voldoet, zal de verdere ontwikkeling van het plan geen ernstige problemen veroorzaken, aangezien succes aan het begin van dit werk zal worden gelegd.

GTD-techniek

De originele methode ontwikkeld door de Amerikaanse expert en tijdmanagement consultant David Allen. De afkorting GTD staat voor "het voltooien van dingen". Deze technologie biedt een duidelijk algoritme van acties voor het organiseren van je leven. Aanbevelingen beginnen met de juiste organisatie van de werkplek. In de toekomst is het noodzakelijk om al uw zaken en plannen te stroomlijnen, waarbij u lijsten maakt met behulp van een kalenderplanner:

De volgende acties hebben betrekking op de nabije toekomst;
Projecten - taken die lange tijd worden uitgevoerd;
Uitgestelde - sectie van autoriteit gedelegeerd aan iemand;
Niet verplicht - vage zaken voor enige tijd.

Volgens de GTD-methode is het voor succesvolle planning noodzakelijk om de volgende vragen te beantwoorden:

Welk doel moet worden bereikt?
Hoe wordt het geïmplementeerd?
Wat is het pad om te bewegen om dit te bereiken?

Na het stroomlijnen van hun taken en het beantwoorden van de vermelde vragen, wordt het voor een persoon veel gemakkelijker om een geschikt actieplan op te stellen en het uit te voeren.

Wat is een planningsfout?

Hoe vlekkeloos het plan er ook uitziet, het kan hoe dan ook niet worden verzekerd tegen fouten. Hun essentie ligt in een overdreven optimistische benadering van prognoses. Een treffend voorbeeld is werk dat anderhalf uur duurt, in plaats van de geplande 60 minuten. Zowel individuele als collectieve plannen zijn onderhevig aan soortgelijke onnauwkeurigheden.

De belangrijkste oorzaken van fouten:

Onvoldoende gebruik van eerdere ervaringen;
De neiging om verlangen naar de werkelijkheid te geven;
De neiging om voorbije vertragingen uitsluitend te wijten aan externe factoren;
Onnauwkeurigheden in de beoordeling en perceptie van tijd;
Surface-attitude ten opzichte van de taak.

Naast het verspillen van tijd, zijn fouten in de plannen beladen met verliezen aan financiële of productiemiddelen, of wordt zelfs de uitvoering van de taak in twijfel getrokken. Daarom wordt aanbevolen om een specifieke "reserve" van tijd en moeite in elk plan te steken, zodat u kunt manoeuvreren in het geval van onvoorziene omstandigheden of aanpassing van taken.

Hoe ernstig de taak ook is, er is een plan voor nodig om het uit te voeren. Ongeacht welke schaal het zal zijn, op welke media zal worden opgenomen. Het belangrijkste is om te voldoen aan alle noodzakelijke vereisten voor de voorbereiding, inclusief de voorspelling van de nodige inspanningen en middelen. Er zijn veel methoden om dit te doen, dus je moet ze zorgvuldig lezen om er een te kiezen die individueel past.