Time management of de kunst van time management

Heel vaak kun je horen hoe iemand het moeilijk aan tijd ontbreekt. Ze zouden alles kunnen doen als er twee of drie uur langer op een dag zou zijn. Tegelijkertijd zijn er mensen die rustig hun taken beheren en er zelfs in slagen om anderen te helpen. Waarom zo? Immers, de eerste en de tweede op de dag gedurende 24 uur. Time management beantwoordt deze vraag. Wat is het? Hoe kun je leren om je tijd te beheren? Zijn er effectieve methoden die helpen om rationeel te leven en productief te werken?

Wat is time management?

Time management is de kunst van time management. Het omvat methoden voor het stellen van doelen, planning, controle, motivatie, juiste prioriteiten stellen. U kunt tijdbeheer beschouwen als een hele reeks technieken die zijn gericht op het verbeteren van persoonlijke efficiëntie. Het is gebruikelijk om geen tijdmanagementtools te bespreken, maar methoden voor het stellen van doelen, motivatie, delegatie, enz.

In de structuur van deze leer opvallen vier hoofdblokkendie de "ladder" vormen van tijdmanagement, gebaseerd op vergelijking met de reis:

effectiviteit - Beantwoordt de vraag "hoe te gaan?"
van de technologie - inzicht geven in "wat te doen?"
strategie - helpt bij het plannen van "waar te gaan?"
filosofie - geeft betekenis, antwoordt "waarom gaan?"

Plan je leven goed vanaf het vierde blok "Waarom?" naar het eerste item "Hoe?"

Dit is een van de hoofdpunten van time management - om een globaal doel te kiezen. Verder de richting voor de implementatie ervan beter. Bepaal vervolgens de werkingsmechanismen. Begrijpen welke hulpmiddelen nodig zijn om alle geplande stappen te implementeren.

De ware betekenis van een dergelijke formulering van het probleem is om het werk te rationaliseren, omdat de effectiviteit van de hele onderneming afhangt van een goede doelenstelling en planning.

De opkomst en vorming van time management

Het woord time management verscheen in de jaren '70 van de twintigste eeuw. Volgens populair geloof is de auteur een zakenman uit Denemarken, Klaus Möller. Hij bood een notitieboekje "Time Manager" aan, dat het prototype van de organisator werd.

In persoon, toen de basis voor time management werd geboren, is het onmogelijk. Er kan worden beweerd dat pogingen om persoonlijke tijd te beheersen werden gemaakt in het oude Rome. De eerste geschreven bron zijn de aantekeningen van Lucius Seneca gericht aan een van de Romeinse patriciërs. Hij adviseerde om tijdschrijven te schrijven, het gebruik ervan te controleren, je leven te evalueren. Seneca wees op de noodzaak van bedrijfsplanning, die dit elke ochtend aanbiedt. Ook benadrukte de Romeinse filosoof het belang van het stellen van prioriteiten om tijd met maximaal voordeel door te brengen.

Waarschijnlijk het begrip van de tijd die betrokken is bij andere beschavingen uit de oudheid, omdat mensen overal met dezelfde taken en uitdagingen worden geconfronteerd. In een modernere vorm verscheen time management in het midden van de 18e eeuw en werd getimed op de ontwikkeling van de industriële revolutie.. Met de komst en massale verspreiding van planten en fabrieken werd menselijke arbeid steeds minder afhankelijk van natuurlijke factoren. Daarom is het mogelijk om workflows te stroomlijnen.

De ideeën van time management rode lijn door het leven van veel prominente mensen. Bijvoorbeeld, de Italiaanse schrijver en geleerde Leon Battista Alberti, die in de Renaissance woonde, wees in zijn werken op het belang van tijdmanagement. Hij concentreerde zich op de noodzaak om zaken te stroomlijnen, evenals de dagelijkse planning. De ideologische inspirator van de 'tijdmanagers' van zijn tijd was Isaac Newton, die de principes van de structuur van het universum duidelijk gestructureerd had. De ideeën die hij voorstelde, deden veel tijdgenoten nadenken over het stroomlijnen van hun leven.

Een van de meest prominente supporters van time management was Duitse filosoof Immanuel Kantwaardoor het schema in die mate werd verbeterd dat de buren de klok controleerden.

Amerikaanse politicus Benjamin Franklindie de wereld de bekende uitdrukking "Tijd is geld" gaf, een persoonlijk dagboek bijhield en daardoor een aanzienlijke mate van zelfbeheersing bereikte. Franklin's eenvoudige en effectieve aanbevelingen vormden de basis van veel populaire tijdmanagementtrainingen.

Een belangrijke rol in de ontwikkeling van time management werd gespeeld door een Amerikaanse ingenieur. Frederick Taylordie de basis legden voor modern management en de wetenschappelijke organisatie van arbeid (NIET). Taylorisme, als managementtheorie, had een tastbare impact op het verhogen van de productiviteit.

Het is onmogelijk om de Italiaanse econoom niet te herinneren Wilfredo Pareto, dat het wereldberoemde time management-principe "20:80" formuleerde. Het wordt op deze manier ontcijferd: 20% van de inspanningen levert 80% van het resultaat op en vice versa. Als u deze 'twintig' definieert, kunt u de persoonlijke effectiviteit aanzienlijk vergroten.

Niet minder belangrijk is de bijdrage van de 34e president van de Verenigde Staten. Dwight David Eisenhower, dat een zeer handige methode voor prioriteitstelling ontwikkelde, de "Eisenhower-matrix" genoemd. Hij stelde voor om alle zaken te verdelen, afhankelijk van hun belang en urgentie. Er zijn vier soorten taken:

Belangrijk, urgent;
Belangrijk, niet urgent;
Niet belangrijk, urgent;
Niet belangrijk, niet urgent.

Door aandacht te schenken aan de eerste twee typen en door de derde of vierde te vermijden, leert een persoon hoe hij zijn tijd efficiënter kan gebruiken.

In de loop van de tijd begonnen getimede stromen van tijdbeheer op te duiken. Bijvoorbeeld tijdmanagement voor vrouwen, voor mannen, voor zakenmensen, voor studenten, voor schoolkinderen, etc.

Populaire schrijvers uit het tijdmanagement in de 21ste eeuw: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande en anderen. tijd managers over de hele wereld. We zullen de belangrijkste ideeën over deze richting verder bespreken.

Tijd management tools

De basisprincipes van time management hebben voornamelijk betrekking op gerelateerde onderwerpen:

Doelinstelling;
planning;
Prioriteiten te stellen;
motivatie;
Delegatie.

Ze zijn logisch met elkaar verbonden, als aanvulling op het algemene beeld van het rationele gebruik van tijd.

Doelinstelling

Het doel is het belangrijkste herkenningspunt, waardoor u niet van de geselecteerde route kunt afwijken. Het stellen van doelen is een fundamentele thesis voor tijdmanagement die helpt om te anticiperen op tijdswinst voordat het werk begint.

Meestal is er een methode voor het instellen van doelen, SMART genaamd. Deze afkorting betekent het voldoen aan de volgende criteria voor het kiezen van een doel:

Concreetheid (specifiek) - een duidelijk begrip van het verwachte resultaat;
Meetbaar (Meetbaar) - een kwantitatieve of kwalitatieve beoordeling;
Bereikbaarheid (haalbaar) - het vermogen om de taak uit te voeren;
Relevant - de behoefte aan implementatie;
Tijdsbeperkingen - definitie van tijdsbestek.

Als dit doel overeenkomt met het SMART-principe, dan zal het mogelijk zijn om dit met de grootst mogelijke zuinigheid te bereiken.

planning

Het ontbreken van een plan of strategie heeft veelbelovende ondernemingen vernietigd. Naast het bewustzijn van het doel, moet het worden begrepen en welke "stappen" nodig zijn voor de implementatie ervan. Bovendien is het wenselijk om de verkregen resultaten te beheersen.

Veel planningsmethoden zijn uitgevonden, maar in tijdbeheer wordt een van de meest populaire beschouwd als een rigide flexibele planning. Het wordt aanbevolen om niet meer dan 60% van uw dag te plannen, waarbij 40-50% van de planning voor onvoorziene situaties overblijft. Het is wenselijk om de belangrijkste taken te schetsen, terwijl een soort "reserve" wordt gelegd voor een verscheidenheid aan overmacht. Het zal dus mogelijk zijn om negatieve emoties te vermijden door je plannen niet na te leven of aan te passen. Het bewaren van gemoedsrust is een van de topmanagementprioriteiten.

prioritering

Prioriteit is de volgorde waarin verschillende taken worden uitgevoerd. Volgens de wet, genaamd 'Miller's wallet', kan iemands geheugen 7 ± 2 elementen bevatten. Dit betekent dat een normaal persoon gemakkelijk 5 tot 9 verschillende gevallen kan beheren, inclusief hobby's en huishoudelijke taken. Als het minder is, wordt het leven saai en als het er meer is, kunnen de hersenen niet alle informatie verwerken. Maar er is de wet van Pareto, volgens welke 20% van de inspanningen 80% van het resultaat oplevert en omgekeerd. De keuze van prioriteiten stelt u in staat om u te concentreren op die activiteiten die het maximale effect bieden.

Een van de beste manieren om prioriteiten te stellen, is de 'Eisenhower-matrix', die hierboven in de tekst werd genoemd. Door uw taken te verdelen, op basis van hun belang en urgentie, kunt u eenvoudig een hiërarchie opbouwen door de meest relevante en effectieve gebieden te kiezen.

motivatie

Zonder de juiste motivatie verdwijnt de wens om te werken en wordt de arbeidsproductiviteit tot een minimum herleid. Tijdmanager moet zichzelf en anderen kunnen inspireren. Een uitstekende motivatiemethode is het "Principe van verankering". Het impliceert een zekere lof voor de uitvoering van een specifieke taak.

Een schooljongen speelt bijvoorbeeld graag op de console, maar niet om huiswerk te maken. Ouders kunnen een contract met hem tekenen dat hij voor huiswerk de kans krijgt om te spelen. Gaandeweg zal het kind wennen aan het feit dat het spel wordt gevolgd door lessen, waardoor een soort van reflex wordt ontwikkeld. Op dezelfde manier kunt u doen in het geval van zelfmotivatie.

delegatie

Het vermogen om hun taken te delegeren (over te dragen) naar anderen, om persoonlijke tijd te besparen, is een uiterst nuttige vaardigheid voor elke tijdmanager. Het beheersen van hem is niet zo moeilijk. Het belangrijkste om te onthouden 10 basisprincipes van delegeren:

De uitvoerder de nodige ondersteuning bieden;
Verantwoordelijkheid voor de resultaten van zijn werk;
Voorlopig informeren over de bestelling;
Betrokkenheid van de uitvoerder in het proces;
Een duidelijke beschrijving van het verwachte resultaat;
Het formuleren van normen en regels voor werk;
Motivatie van de acteur, aanduiding van zijn interesses;
De aanduiding van rechten en plichten;
Regelmatige monitoring in implementatiefasen;
Anticiperen op mogelijk falen en "terugkeren" van autoriteit.

Naleving van deze regels helpt vele "valkuilen" van delegatie te voorkomen, waarvan de meest gevaarlijke de noodzaak is om werk opnieuw te doen.

Het onderwerp van delegatie omvat indirect het vermogen om "Nee" te zeggen. Naast het leren om het routinewerk naar anderen te verplaatsen, is het raadzaam om te weigeren als ze dit met je proberen te doen.

Time Management Methods

Behalve het lexicon uit verwante gebieden heeft tijdbeheer een unieke terminologie, evenals originele methoden. Allereerst is het de moeite waard om het begrip "chronofage" op te merken, de strijd waarmee u een aanzienlijke hoeveelheid tijd bespaart. Chronophagus betekent letterlijk 'tijd-eter'. Dit zijn allemaal gewoonten, situaties en zelfs mensen die ons afleiden van het doen van echt belangrijke taken. Daarentegen ontmoeten ze 'tijdbewakers' die integendeel helpen om deze waardevolle hulpbron te redden. Overigens wordt zelfs de term 'bacillus van tijdmanagement' genoemd, wat naast zijn tijd ook optimalisatie betekent, en ook de dagelijkse routine van omringende mensen, inclusief familie, vrienden en werknemers, die voor hen een echte 'tijdwachter' worden.

Uit de tijdmanagementmethodologie worden de populaire werkwijzen "Tomatomethode", "Kikker-methode", "Olifant-methode", "Zwitserse-kaasmethode" en vele andere genoemd. et al.

Tomaat methode

Naast het vermogen om te werken, is het erg belangrijk om te leren en goed te ontspannen. Maar de balans tussen belasting en herstel is niet altijd mogelijk. Dit is beladen met de ontwikkeling van vermoeidheid. Een ingenieuze student uit Italië, Francesco Cirillo, stelde een originele aanpak voor, de "Pomodoro-methode". Het bestaat uit het opdelen van het werk in intervallen van 25 minuten, die worden afgewisseld met rustperioden van drie minuten - "tomaten". Na vier van dergelijke cycli wordt een pauze van 15-30 minuten genomen. Met deze methode kunt u de prestaties en het enthousiasme langer volhouden.

Kikker-methode

In Europa is er de uitdrukking "Eet een kikker als ontbijt". Het betekent het volgende. Als je 's ochtends het meest onplezierige werk doet, de kikker, dan zal de rest van de dag gevuld zijn met positieve emoties. Deze tijdmanagementmethode is gericht op het verminderen van stress, het normaliseren van de emotionele achtergrond en psychologische verlichting van een persoon.

Olifant-methode

Onder de "olifant" in time management impliceert een grote en ongemakkelijke taak. Om een dergelijke taak uit te voeren, om te beginnen, moet het worden onderverdeeld in subtaken, dat wil zeggen: "Snijd de olifant in steaks." Als het bijvoorbeeld nodig is om reparaties uit te voeren in een appartement, kan een "olifant" worden onderverdeeld in een keuken, badkamer, balkon, woonkamer, slaapkamer. Zij, op hun beurt, "splitsen" aan de linker- of rechterkant, enz.

Zwitserse kaasmethode

Een andere techniek om de "olifanten" te bestrijden, maar deze keer zonder strikte ordelijkheid. Als iemand voor een grootschalige taak staat en niet weet aan welke kant hij moet 'komen', moet ze leren van een muis die stukjes kaas in willekeurige volgorde knaagt. Geleidelijk aan "ontdooit" de kaas in de ogen en verandert in een taak die in overeenstemming is met de capaciteiten van de uitvoerder.

Tijdmanagement omvat veel onderling verbonden gebieden. Het is niet mogelijk om het hele arsenaal van zijn methoden onder de knie te krijgen, maar iedereen kan op zijn minst enkele van de principes van dergelijk management in hun leven implementeren. Als je dit zonder fanatisme doet, zonder jezelf in een robot te veranderen, dan zal zo'n oefening nuttig zijn, waardoor je altijd tijd kunt vinden voor werk, privé-leven en zelfontplooiing.